Кейсы по тайм менеджменту

Описание целей и задач тренинга:

Тренинг представляет собой комплекс необходимой информации по тайм-менеджменту, а также практические рекомендации по повышению эффективности работы в области планирования, организации и управления временем.

На тренинге сотрудники пройдут комплексное тестирование, в результате которого получат сведения о личных особенностях в организации времени и рекомендации по улучшению работы, связанной с временными ресурсами. Отработают практические задания для повышения эффективности использования личного времени.

Оснащение тренинга: рабочая тетрадь, флип-чарт, альбом с отрывными листами, пачка бумаги А4, фломастеры, бейджи, малярный скотч.

  • Мини-лекции

    с видеопрезентацией

  • Практические рекомендации, заполнение рабочей тетради
  • Практические задания
  • Совместный анализ полученного материала

Раздаточный материал:

  • рабочая тетрадь для заполнения в ходе тренинга;
  • методические материалы, включающие теоретическое описание и кейсы.

Содержание тренинга:

  1. Значение времени в жизни человека. Особенности восприятия времени. Зависимость управления временными ресурсами от корпоративной культуры компании.
  2. Функции самоменеджмента: постановка целей, планирование, принятие решений, реализация и организация, контроль
  3. Тест «Умения планирования времени»
  4. Информация о личной системе планирования времени: умения планирования; мотивация планирования; планирование коммуникации; планирование медиа и среды; постановка/записывание/достижение целей; определение приоритетов; делегирование; привычки.
  5. Виды периодов планирования.
  6. Принципы календарного планирования:
    • Планирование встреч
    • Планирование работы
    • Планирование и анализ дня
    • Планирование недели и месяца
    • Планирование и выполнение работ небольшого объема
    • Соблюдение сроков
  7. Планирование должностных обязанностей и поручений:
    • Распределение работ по их повторяемости, по сроку выполнения
    • Зоны ответственности, задания и мероприятия как инструмент планирования
    • Определение зон планирования
    • Инструменты планирования: лист учета (

      Check-list

      ) для регулярной работы, составление графика работ.

  8. Определение и соблюдение приоритетов:
    • Дефиниция приоритетов. Четыре квадранта использования времени
    • Практическая работа — планирование времени.
  9. Повышение эффективности использования личного времени. Навыки организации ежедневной работы. Похитители времени.
  10. Коммуникация, необходимая при планировании времени. Три критических аспекта планирования: точность, срок, понимание. Просьбы и договоренности.

Результаты:

  1. Систематизация знаний о

    тайм-менеджменте

    и возможностях управления временем.

  2. Получение практических рекомендаций по управлению временем для применения в работе.
  3. Добавление в личный арсенал сотрудника эффективных приемов управления временем.
  4. Повышение личной эффективности в планировании, организации, приоритетности в области временных ресурсов.
  5. Улучшение коммуникаций, связанных с управлением временем.

1. Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса, Дэвид Аллен

Переработанное издание, пожалуй, самой известной книги в мире по тайм-менеджменту и личной эффективности, впервые опубликованной в 2001 году и переведенной на 30 языков. Дэвид Аллен, который работал над книгой 20 лет, ввел в обиход систему Getting Things Done, у которой на сегодня — миллионы поклонников по всему миру.

Книга состоит из трех частей. В первой части Дэвид Аллен рассказывает о том, почему времени вечно не хватает, какие привычки вам мешают, о том, как важно составлять списки задач. Во второй части — практика и рекомендации по планированию. Что собой представляет этот процесс, что может понадобиться для планирования и т. д. Третья часть научит вас составлять списки задач и планировать свое время.

Берите систему Getting Things Done на вооружение и учитесь правильно расставлять приоритеты, отделять важное от второстепенного. В итоге вы обнаружите, что времени, которого еще вчера было так мало, на самом-то деле достаточно и для работы, и для отдыха.

2. Тайм-драйв. Как успевать жить и работать, Глеб Архангельский

Известный российский гуру тайм-менеджмента отвечает в своей второй книге на самый главный вопрос, который и составляет суть тайм-менеджмента: как успевать больше. На реальных кейсах и российских примерах Глеб учит нас приоритизировать задачи и стремиться к выполнению самых важных из них.

Книга написана простым языком, представляет собой по сути пошаговую инструкцию о том, как правильно распределять свое время, не отвлекаясь на его пожирателей.

Нужны публикации в СМИ? Как быстро познакомиться с журналистами, пишущими на вашу тему, и организовать публикации в СМИ бесплатно? Pressfeed поможет. Как это работает

«Чем менее жесткий срок исполнения у задачи и чем она при этом крупнее, тем труднее, как правило, заставить себя ее выполнить. Особенно это касается очень крупных задач, в терминологии тайм-менеджмента — «слонов». Единственный способ побороть страсть к глобализации и все-таки «съесть слона» — разрезать его на маленькие измеримые «бифштексы» и каждый день съедать один такой бифштекс».

3. Жесткий тайм-менеджмент. Возьмите свою жизнь под контроль, Дэн Кеннеди

Эта книга несправедливо редко попадает в подборки лучших книг о тайм-менеджменте. Основная мысль книги заключается в том, что нужно освободить жизнь от пожирателей времени. Честно говоря, прочитав книгу, мы даже были удивлены, настолько их много.

Конечно, ряд мер, которые предлагает автор, довольно радикальны, но зато именно они выделяют эту книгу из большинства книг по тайм-менеджменту.

4. Выйди из зоны комфорта. 21 метод повышения личной эффективности, Брайан Трейси

Покинуть свою зону комфорта — это, наверное, самое сложное для любого человека. Брайан Трейси 30 лет изучал вопросы распределения времени и считает, что ничего невозможного здесь нет. Более того — только выход из этой самой зоны позволит эффективно решать сложные задачи и не тратить на них лишнее время.

Книга раньше выходила под названием «Съешьте лягушку! 21 способ научиться успевать». Так что если вы уже читали книгу с таким названием, то новое издание — это она и есть. При чем тут лягушка? Трейси цитирует Марка Твена, который как-то сказал, что если с утра первым делом съесть лягушку, остаток дня будет чудесным. В том смысле, что если утром сделать все неприятные дела, то остальную часть дня вы не будете мучиться, думая о них, и вообще освободите себе время на дела приятные.

«Вы физически не успеваете сделать все что нужно? И не надейтесь успеть. Вы сами завалили себя с головой, потому что не делаете различия между существенными и второстепенными делами, хуже того — медлите браться именно за то, что имеет принципиальное значение. Вас всякий раз останавливает первый шаг: научитесь пересиливать себя — и жизнь изменится».

5. Мне некогда! В поисках свободного времени в эпоху всеобщего цейтнота, Бриджид Шульте

Если у вас ни на что не хватает времени, и при этом вы женщина, эта книга просто must read. Бриджид учит нас находить время на себя и свои хобби в бесконечной веренице дел.

Книга — результат журналистского расследования, которое провела Шульте, встретившись со множеством людей из разных поколений и поговорив с ними о том, как они справляются с постоянной занятостью.

Мужчин книга, конечно, может напугать слегка феминистическим подходом, но это совершенно напрасно — советы дельные, подойдут и женщинам, и мужчинам.

6. Максимальная концентрация. Как сохранить эффективность в эпоху клипового мышления, Люси Джо Палладино

Эта книга не совсем про тайм-менеджмент, но мы все же решили включить ее в нашу подборку. Тайм-менеджмент и способность концентрироваться на выполнении конкретных дел очень тесно связаны.

Психолог Люси Джо Палладино говорит, что наша способность к концентрации во многом зависит от уровня адреналина у нас в организме. Хорошая новость: этим можно сознательно управлять.

Виртуальный пиарщик Pressfeed chevron_rightПоможет наладить работу со СМИ без своего пиарщика или агентства chevron_rightУвеличит число упоминаний о вашей компании chevron_rightОбойдется в 2–3 раза дешевле Как это работает

Палладино рассказывает, как научиться фокусироваться на одной задаче, не отвлекаясь на ненужное, и таким образом выполнять работу быстрее, оставляя время на отдых. Очень полезное умение для всех нас, учитывая, в каком жизненном ритме мы живем.

7. Миф о многозадачности: к чему приводит стремление успевать все, Дейв Креншоу

Многозадачность (точнее попытка превратиться в многофункциональное устройство) — худший враг продуктивности, — считает Дейв Креншоу.

Автор не только убедительно доказывает, что многозадачность существенно снижает эффективность работы, портит отношения с коллегами и близкими людьми, но и предлагает действенные практические советы тем, кто хочет научиться сосредотачивать свое внимание на текущей задаче или на собеседнике, освоив методику переключения между задачами.

8. 18 минут. Как повысить концентрацию, перестать отвлекаться и сделать действительно важные дела, Питер Брегман

Еще одна неплохая книга на стыке тем времени и продуктивности. Книга родилась из одноименной статьи автора на Harvard Business Review, которую автор начал с такой истории:

«Вчера утром я был настроен вершить великие дела. Я зашел в свой офис с примерным пониманием того, что я хочу сегодня сделать. Затем я сел за стол, включил компьютер и проверил почту. Два часа спустя, после тушения нескольких пожаров, решения проблем других людей и разрешения прочих вопросов, которые сыпались на меня из компьютера и телефона как из рога изобилия, я едва ли мог вспомнить, что же я хотел сделать, когда только включил компьютер. Меня застали врасплох. И это при том, что я кое-что понимаю в личной эффективности».

Прочитав книгу, вы узнаете, как принимать обоснованные и обдуманные решения о том, что стоит и чего не стоит делать, как справляться с отвлекающими факторами — иногда используя их, а иногда избегая, — как структурировать время, чтобы добиваться максимальной эффективности, и как не бросать дело на полпути, даже если хочется о нем забыть.

Но самое главное — книга научит вас выделять 18 минут в день на самые важные дела.

9. Работай меньше, успевай больше, Керри Глинсон

Как найти баланс между работой и личной жизнью, меньше уставать и не чувствовать, что вы заняты круглые сутки. Первое правило — никогда не откладывать на завтра то, что можно сделать сегодня. Так что если ваш девиз «работа не волк, в лес не убежит» — книга Керри Глинсон не для вас. А, может, как раз и для вас, если, конечно, вы хотите что-то изменить в своей жизни к лучшему.

Эта книга по тайм-менджменту учит дисциплинированности, умению грамотно распределять время и систематизировать рабочие процессы.

Прочитайте ее и узнайте много полезного: как приобрести привычку выполнять мелкие дела сразу же, как группировать однородные задачи и экономить время, как не обращать внимание на ненужную информацию, а в идеале сделать так, чтобы она вообще к вам не поступала, как бороться с прокрастинацией и т. д. В книге есть даже практически советы про то, как навести порядок на рабочем месте и в вашем компьютере, чтобы потом не тратить время на поиски нужных вещей и файлов.

«Одни объясняют беспорядок тем, что он дает им пищу для ума и способствует творческому процессу. Другие убеждены, что творческие люди рождаются такими. На самом деле все не так!»

10. Муза и чудовище. Как организовать творческий труд, Яна Франк

А эта книга по тайм-менеджменту — просто находка для тех, чья профессия связана с творчеством. То есть, для нас с вами, — журналистов, копирайтеров, пиарщиков, маркетологов. Яна Франк рассказывает, как управлять временем творческим людям, у которых все время горят сроки, срываются дедлайны, а в головах и на столах — так называемый творческий беспорядок.

Обычные приемы тайм-менеджмента навевают на нас скуку и вообще кажутся какой-то китайской грамотой. Кроме того, именно творческие люди чаще всего работают на фрилансе, так что им еще сложнее организовывать рабочий график и отделять работу от остальной жизни.

Запросы СМИ в вашем телефоне Следите в реальном времени, какие материалы готовят журналисты. Отвечайте на их запросы. Получайте публикации в СМИ. Подписаться на запросы в TelegramПодписаться в Telegram

Книга поможет научиться планировать свой день, правильно распределять время, избавляться от пожирателей и не позволять другим пересаживать своих обезьян на вашу спину.

«99 процентов поводов, по которым к вам обращаются на работе, на самом деле срочными не являются вообще. Люди всего лишь обращаются к вам, когда это удобнее всего для них».

В книге есть специальные места, где можно делать записи или рисовать. В общем, все, что нужно творческой личности, чтобы подчинить себе время.

Авторы: Розалия Каневская, Елена Локтионова

Читайте также

Восемь лучших книг по психологии, которые должен прочитать каждый пиарщик

Топ-10 лучших статей Pressfeed в 2017 году

Книжная полка. Что читают журналисты и пиарщики

Эффективная работа вместе, тайм-менеджмент и работа мозга ― что читают сотрудники издательства МИФ

тайм-менеджмент

Понравилась статья?

Подписывайтесь на новые каналы Pressfeed и не пропускайте главное о медиа и пиаре

ДзенЯндекс.Дзен

ТелеТелеграм

Главное про пиар и медиа сегодня

How toPR

PR

3 февраля

Самый полный список ресурсов по поиску сотрудников для маркетинговых задач. 45 площадок вам в помощь

Что пишут

31 января

Тренды в соцсетях, SERM, чат-боты, видеоконтент, «Дзен», лендинги и кейсы. Что почитать о маркетинге, PR и медиа. Лучшее за неделю. Выпуск #35

29 января

Комментарий вашего эксперта не принял журналист? 11 главных ошибок и 10 способов их исправить

How toБлоги

Блоги

28 января

Зачем рассказывать истории. 5 примеров успешного использования сторителлинга в бизнесе

28 января

Зачем рекрутинговому агентству заниматься контент-маркетингом

Что пишут

24 января

Революция в PR, оценка SMM-продвижения, чат-боты, темный дизайн, личный бренд, публикации в СМИ. Что почитать о маркетинге, PR и медиа. Лучшее за неделю. Выпуск #34

23 января

Как публикации в СМИ влияют на количество студентов в частном вузе

SMMБлоги

Блоги

22 января

7 трендов в соцсетях, на которые надо обратить внимание в 2019 году

21 января

Научные коммуникации: 5 советов пиарщику

Блоги

20 января

Коммуникационная стратегия для промо стартапа. Топ-10 инструментов

Что такое тайм-менеджмент?

Тайм-менеджмент — это технология управления и организации времени и его эффективного использования.

К этому определению относятся такие вещи, как:

  1. Постановка целей. Наверняка, у Вас есть какая-то заветная мечта, которую все никак не получается исполнить. Но если Вы превратите мечту в реальную цель (как это сделать?), то все получится;
  2. Планирование дня, недели, месяца. При движении ко своей цели, Вы должны каждый день делать определенный шаг к ней. Чтобы не сбиваться с пути и уверенно двигаться к мечте (пафосно звучит), нужно планировать каждый шаг, в чем и поможет тайм-менеджмент;
  3. Расстановка приоритетов. Планируя день, неделю, месяц или даже год, нужно четко осознавать важность задач, выполняемых в конкретный промежуток времени. Посмотрим на мой пример: важным задачам я всегда уделяю 2 часа (иногда больше), а менее важным — час. При этом между важными задачами оставляю промежуток в 60 минут и вот эти минуты я посвящая менее важным задачам. По этой причине мой день выглядит примерно так:
  4. Анализ затрат времени на то или иное действие. Если Вы хотите заниматься тайм-менеджментом, то просто обязаны следить за тем, сколько времени уходит на то или иное действие. Бывает так, что на протяжении длительного времени, планируя каждый свой день, человек тратит огромное количество времени на задачи, которые можно решить за гораздо меньшее количество времени;
  5. Делегирование задач. В жизни любого человека, а особенно бизнесменов, предпринимателей, возникают такие задачи, на которые просто нет времени или решить их не хватает умений и знаний.

Все вышеперечисленное и есть тайм-менеджмент, хотя нет, я забыл упомянуть самое главное. Главная задача этой технологии — освободить больше времени для отдыха.

Как думаете, почему главной задачей технологии является отдых? Я отвечу так: в жизни современного человека слишком много суеты, беготни, неорганизованных дел. Поэтому лица большинства людей выглядят уставшими, замученными. А вот если бы они подробнее ознакомились с тайм-менеджментом, то лица сразу поменялись, поверьте мне.

Как планировать время?

Об этом мы поговорим более подробно в следующих уроках, так как тема требует особого внимания. Я вообще посвящу целый раздел тайм менеджменту. А пока я дам Вам несколько советов, как планировать свой день:

  1. Купите ежедневник. Очень полезная штука, которая поможет в планировании дня. Правда, я уже довольно долго пользуюсь электронными календарями (Календарь от Microsoft), что очень даже удобно, так как происходит синхронизация с мобильным устройством (у меня смартфон на Windows Phone) и можно в любой момент достать смартфон из кармана и посмотреть список задач;
  2. Сделайте картонную закладку для ежедневника, на которой нужно отразить свои цели;
  3. Оставляйте между задачами, так называемые, резервы длинною в час или 30 минут. Так Вы застрахуете себя от нехватки времени на выполнение определенных задач. Кроме этого, в эти самые резервы можно выполнять задачи с низким приоритетом, как это делаю я.

Ну а на этом все, дорогие друзья! Все самое интересное в следующих постах, поэтому подписывайтесь на обновления блога и получайте все новые уроки себе на почту.

До связи!

Предыдущая статья

Урок 116. Как предоставить гостевой доступ к Директу, Метрике, Adwords и Analytics?

Следующая статья

Как перенести кампанию из Директа в Google Adwords? — новый мануал

Прочтите еще:

  • Урок 121. Проблемы со счетчиком Метрики? Исправим!Урок 121. Проблемы со счетчиком Метрики? Исправим!
  • Как добавить организацию в Яндекс.Справочник?Как добавить организацию в Яндекс.Справочник?
  • Урок 51. Как настроить отслеживание конверсии Adwords?Урок 51. Как настроить отслеживание конверсии Adwords?
  • Урок 169. Каким должен быть Landing Page?Урок 169. Каким должен быть Landing Page?
  • Урок 76. В чем заключается суть рерайтинга?Урок 76. В чем заключается суть рерайтинга?
  • Урок 28. Уникальное торговое предложение — как его создать?Урок 28. Уникальное торговое предложение — как его создать?

Программа тренинга:

  1. Самоорганизация руководителя и планирования

  • Роли и функции руководителя.

  • Инструменты и методы эффективной работы руководителя.

  • Принципы и правила планирования разных видов задач.

  • Долгосрочное, среднесрочное и краткосрочное планирование.

  • Инструменты среднесрочного и долгосрочного планирования.

2.Принципы тайм-менеджмента

  • Анализ приоритетности задач по важности и срочности методом вопросов.

  • Метод составления списка задач, ключевых задач Task List, To Do List.

  • Принцип Парето в определении приоритетов.

  • Виды задач и их планирование.

  • Жесткие, гибкие, бюджетируемые задачи и особенности их планирования.

  • Бюджетирование и нормирование времени на задачи, фотография рабочего дня.

  • Анализ причин невыполненных задач и расходов времени.

  • Дневной план, метод Альпы.

  • Как быстрее справляться с неприятными задачами.

  • Как найти время для решения сложных задач.

  • Способы оптимизации стиля управления временем. Времясберегающие

  • технологии.

  • Ресурсы тайм – менеджмента:

  • Как справляться с расхитителями времени:

  • Работа — отдых.

  • Хронос — кайрос (управление собой во времени).

  • Как переключать внимание, находить ресурсные состояния.

  1.     Делегирование и стили руководства

  • Цели делегирования: повышение производительности, возможность выполнять управленческие роли, развитие сотрудников.

  • Виды задач, которые можно и нельзя делегировать.

  • 2 моделиделегирования

  • Этапы делегирования

  • Барьеры и ошибки делегирования

  • Ситуационное руководство и лидерство, модель Херси & Бланшарда

  • Выбор стиля руководства в зависимости от уровня квалификации и мотивации сотрудника

Если программа не соответствует вашим ожиданиям, пожалуйста, свяжитесь с нами. Мы можем подготовить тренинг и предоставить тренера под ваш уникальный запрос.

Подробные программы тренингов вы всегда можете получить, позвонив нам или написав.

Вы можете связаться с нами любым удобным для вас способом:

Пишите: [email protected]

Звоните: +7(495) 514-88-64, +7(499)550-09-74

Skype: skype_abmgroup

Facebook: www.facebook.com/abmgroup.ru

Онлайн-чат в правом нижнем углу страницы

Как составить план управления  изменениями в своей жизни. При-Цельный тайм-менеджментАвтор: Людмила Богуш,

основатель компании BogushTime

Когда я загорелась темой управления временем, мне пришлось столкнуться с огромным количеством и возражений («Вы сошли с ума — временем управлять нельзя»), и насмешек  «это никому не надо – займись продажами»), и удивления («как Вам в голову пришло таким вопросом заниматься»).

Будучи профессиональным психологом, отлично подкованным со всех сторон, от физиологии до высшей математики и философии, я детально понимаю суть проблемы. Она  заключается в том, что время – это просто жизнь с одной стороны, а с другой стороны, это всего лишь способ измерить процесс изменений.

Можно ли научиться управлять своей жизнью и изменениями в ней? Ответ – конечно. А что нужно для того, чтобы управлять изменениями в жизни? Нам нужен план! А для плана вам нужны цели, а для целей вам нужны мечты

А для того, чтобы осмеливаться мечтать, вам нужна сила. Поэтому предназначение моей компании BogushTime и технологии При-Цельного тайм-менеджмента – «делать сильных счастливыми», потому что только сильные осмеливаются мечтать, и именно сильным чаще всего не хватает времени на себя, ведь они – сильные, а потому всем должны.

Что же такое При-Цельный тайм-менеджмент?

Это не правила игры в то, как приходить вовремя и не опаздывать. Это гораздо большая игра в то, как достигать своих целей и реализовывать свое жизненное предназначение. Именно это делает человека счастливым, независимо от того, насколько большим это предназначение кажется другим. Счастье зависит от того, насколько твоя жизнь соответствует  твоей идеальной картине.

Что же нужно для счастья?

  1. Вам нужны мечты. Мечтать нужно уметь. Например, мечтать нужно регулярно, как чистить зубы. Мечтать нужно о невозможном, не ограничивая себя рамками или условиями – никто не знает, возможно это или нет, когда-то и телефоны не существовали, а теперь без них жить нельзя. Мечтать нужно по расписанию, то есть, выработать у себя привычку мечтать. Мечтать лучше во вдохновляющем окружении, которое, кстати, у каждого свое, но всем подходит атмосфера обучения. Например, у меня есть разные обстоятельства для мечтаний: я мечтаю во время бега почти каждый день, так же в конце месяца и обязательно на Новый год. А вы можете себе сами придумать свой собственный мечтательный ритуал? Скажу честно, мечтать не легко, потому что большинство сразу сталкивается со своим внутренним критиком. А мечты критики не терпят. Поэтому многие предпочитают приходить на наш тренинг именно за мечтами.
  2. Мечты нужно переводить в цели. Сами по себе мечты не реализовываются, из них нужно создавать цели, которые затем заносятся в планы. Потому что в физической Вселенной надо действовать, и действовать стоит в координации со своим окружением, иначе оно будет сильно сопротивляться. То есть, цели свои нужно планировать так, чтобы и гармонию соблюсти, и время на них выделить в рутине дней, и продвижение к целям отслеживать. И, конечно же, чтобы вы еще от этого получали удовольствие. На наших тренингах участники не только учатся планировать, они создают реальные матричные планы с учетом жизненных потребностей из различных областей. Такие планы не только гармоничны, они обладают эффектом синергии, когда каждая область способствует успеху других. Например, человеку гораздо легче заниматься своим здоровьем, если он видит, как это влияет на счастье в семейных отношениях и карьерный рост.
  3. Действовать в направлении к целям каждый день. Если вы сегодня, завтра, послезавтра ничего не сделаете для своих целей, они однажды перейдут в разряд «не нужно» – и через некоторое время вы обнаружите, что уже слишком поздно. Поэтому вашим любимым вопросом должен стать вопрос «зачем», который вам следует задавать себе каждый раз, когда вы стоите перед какой-то задачей: зачем мне нужно выполнить эту задачу, для какой цели она нужна, к чему она меня приведет.
  4. И знаете, вам не всегда будет легко ответить на этот вопрос, но чем чаще вы будете себе его задавать, тем легче вам будет на него ответить – и однажды вы увидите, что перестали тратить свое время, а стали его инвестировать.

Инвестировать свое время – вот главное умение, которое приобретают участники тренингов в компании BogushTime.

По теме: Релокация как драйвер карьеры

По теме: 10 задач, которые будет решать HR в ближайшем будущем