Оптимизация затрат это

Оптимизируем издержкиОсобое место в вопросе сокращения расходов занимает оптимизация издержек бизнеса.

На что следует обратить внимание при изыскании возможных ресурсов сокращения расходов? Основными объектами здесь выступают:

  • бюджет продвижения,
  • командировочные затраты,
  • расходы на покупку инвентаря, офисной техники, компьютеров,
  • юридическое сопровождение договоров, сделок,
  • затраты на персонал.

Следует оценить эффективность затрат, оптимизировать их.

Например:

  • некоторые командировки можно отменить, используя вместо них бесплатные современные средства коммуникаций (Skype), позволяющего устраивать видеоконференции, а обмен документами можно производить в бумажном, электронном (цифровом) формате, посредством факсимильной, электронной связи, электронных подписей и печатей;
  • можно отказаться и от платных офисных программ, заменяя их бесплатными аналогами (такие как Open Office);
  • стоит сократить эксплуатационные расходы на поддержку работоспособности, обеспечение эксплуатации инфраструктуры ИТ (информационных технологий, средств связи, коммуникации), внедрить более гибкое управление такими затратами в зависимости от экономической ситуации, вида бизнеса, рыночного положения компании;
  • оцените эффективность ваших текущих рекламных вложений, оптимизируйте их, отказавшись от низкоэффективных или непродуктивных.

Необходимо оценить уровень транзакционных издержек, связанных с обеспечением проведения сделок.

На деловые переговоры, на проверку платежеспособности новых контрагентов, на подготовку взаимовыгодных предложений уходит немало времени, средств в виде зарплат юристов, экономистов, топ-менеджмента, менеджеров по продажам компании, затрат на услуги сторонних организаций.

Зачастую такие издержки настолько увеличивают издержки по договору, что иногда выгоднее отказаться от такой сделки.

Каким образом проводится эффективная оптимизация издержек, организуется работа по снижению расходов? Что здесь допустимо, а что – нет?

Коммерческая оптимизация затрат не терпит непродуманных, спонтанных решений. Ключевым фактором при определении статьи расходов, которую нужно «урезать», должна стать эффективность. А это значит, что ее необходимо будет уметь рассчитывать.

Особый объект внимания здесь – персонал. Попытка максимального сокращения затрат только за его счет приводит к резкому спаду лояльности работников.

Что никак не увязывается с эффективностью для бизнеса. Но это вовсе не означает, что персонал совсем не подлежит оптимизации.

Наоборот, следует искать, внедрять методы повышения трудовой, производственной эффективности работы персонала, увольнять неэффективных работников, поощрять только по положительным результатам труда.

Во многих компаниях продвижение является наиболее существенной статьей затрат. Эффективность же затрат при этом либо вовсе не отслеживается, либо делается это на примитивном уровне.

В итоге затраты на рекламу совершенно себя не оправдывают. Затраты на продвижение окупаются только при условии правильного выбора способа продвижения.

Сегодня оптимизация издержек в любом предпринимательстве должна идти, прежде всего, по пути повышения эффективности существующих  процессов бизнеса.

Многие компании разрабатывают и внедряют наработки в сфере тайм-менеджмента, управленческой психологии, кадровой политики, способствующих снижению затрат.

Кроме того, постоянно появляются новые ресурсосберегающие программные продукты, технологии, инновации. Поэтому в данном направлении есть еще немало открытий.

Эти статьи блога Вам должны быть интересны:

Бизнес спорт бар, развивающееся направлениеВизуальное мышление — творческое решение проблемПравовая защита бизнеса – овчинка, которая стоит выделкиВсегда нужно учитывать особенности людей

Затраты в цифрах

Хотели бы обратить Ваше внимание на нюансы, которые объективно существуют и влияют на финансовую составляющую сотрудничества в сфере делового туризма:

  • Затраты на деловые поездки ООО КЛИЕНТА в 2013 г. составили 134 482 627 руб.
  • Из них сервисные сборы ИНТУРАЭРО за авиа и ж/д билеты составили 2 059 734 руб.
  • 2 059 734 руб. = 1,53%
  • Если сегодня появится поставщик, который вообще не будет брать с Заказчика сервисные сборы, то Cost-Saving составит 1,53%.

Таким образом, наибольший интерес в области оптимизации расходов представляет в данном случае подводная часть айсберга, которая составляет 98,47%. Главные пути сокращения расходов – это:

  • Соблюдение travel policy
  • Заключение 3-д договоров с поставщиками
  • Административные расходы

Оптимизация затрат

На сегодняшний день конкуренция на рынке услуг по организации деловых поездок достаточно высока. Многие агентства, чтобы выделиться в конкурентной среде предлагают клиентам различные дополнительные услуги, к одной из них относится оптимизация расходов на деловые поездки.

Компания ИНТУРАЭРО не только заявляет об этой услуге, но и активно предлагает решения по оптимизации расходов для своих клиентов. Благодаря ИНТУРАЭРО многие компании уже смогли сократить затраты на деловые поездки более чем на 25-30 %.

ИНТУРАЭРО выделяет следующие стадии работы по оптимизации затрат на деловые поездки:

  • Анализ текущей ситуации
  • Предложение по изменению
  • Внедрение изменений
  • Регулярный анализ последствий

Трэвел-политика

Travel Policy — ключевой документ, регулирующий взаимоотношения между работодателем и сотрудником, направляющимся в командировку.

В необходимости введения в компании документа, регулирующего командировки сотрудников, никого убеждать уже не надо. Данный документ имеет большинство крупных компаний, в которых деловые поездки составляют значимую часть расходов.

Правильно разработанная трэвел-политика значительно оптимизирует корпоративный бюджет на организацию деловых поездок, экономя рабочее время заказчика корпоративного сервиса: трэвел-координатора, руководителя администрации, HR-менеджера.

Четкое соблюдение трэвел-политики дает неоспоримые преимущества клиенту при работе с поставщиком корпоративного сервиса, предоставляя возможность значительно сократить финансовые и организационные расходы и зачастую защитить себя от неоправданных репутационных рисков.

Вы можете доверить самое главное ИНТУРАЭРО!

Создание документа Travel Policy — непростой процесс, при котором надо учитывать все нюансы, знать специфику как клиента, так и тенденций делового туризма.

Компания ИНТУРАЭРО оказывают своим клиентам консультации в этом непростом вопросе, дает рекомендации по улучшению существующей Travel Policy, а также разрабатывает Travel Policy, исходя из многолетнего опыта.

Этапы разработки Travel Policy ИНТУРАЭРО осуществляет на основе полученных от заказчика исходных данных и на основании своих внутренних отчетов, после чего проводит детальный анализ заказываемых клиентом услуг:

  • Определение основных авиаперевозчиков
  • Составление списка приоритетных для заказчика авиаперевозчиков
  • Разработка и принятие наиболее выгодной тарифной политики при работе с авиакомпаниями и гостиницами.
  • Рекомендации по применению тарифов авиакомпаний по основным классам бронирования (политика «выходного дня», преимущество при бронировании полного экономического и бизнес-класса, программы лояльности авиакомпаний)
  • Заключение конфиденциальных и персонифицированных двусторонних и трехсторонних договоров с авиакомпанией и гостиницами
  • Приоритетные правила и бюджетирование затрат на сотрудников заказчика при бронировании авиабилетов, гостиниц, трансферов, VIP-залов и других сопутствующих сервисов.
  • Утверждение процедуры формирования и заказа обслуживания у компании — поставщика сервиса (бланки заказов и подтверждений)
  • Выделение персонального менеджера (key account manager) от компании при работе с заказчиком.
  • Фиксация формата предоставления отчетных бухгалтерских документов

Статьи по теме:

  • Необходим ли ИТ аутсорсинг в ритейле?
  • ИТ аутсорсинг: нормы оказания услуг
  • Эффективная работа ЦОД в рамках ИТ аутсорсинга
  • Управление рисками информационной безопасности