Процессный подход к управлению

Транспортные перевозки являются привлекательным направлением деятельности, но по-настоящему доходными они становятся тогда, когда управление транспортной компанией построено системно. Пока руководитель и несколько непосредственно подчиняющихся ему сотрудников составляют весь персонал компании, управлять несложно.

Comindware banner

Но чем больше сотрудников и тем более филиалов, тем становится труднее. Когда компания крупная и отделения находятся в разных регионах (а в случае с логистическими компаниями обычно так и бывает), нужно контролировать бизнес-процесс перевозки грузов на всех его этапах. Сквозной “от и до” бизнес-процесс включает в себя все стадии, начиная от получения заявки клиента и заканчивая доставкой на его склад нужной продукции.

Процессный подход — это способ управлять людьми

Люди объединяются в группы, которые работают в рамках бизнес-процесса — т.е. по заранее определённым шагам и с ожидаемым результатом. Например, чтобы подготовить коммерческое предложение должны отработать 5 человек — менеджер по продажам, сотрудник производства, маркетолог, юрист и курьер.

Процессный подход и бизнес-процессы

Таких процессов в организации целая куча — найм сотрудника на работу, заключение договора, отгрузка товара и так далее. APCQ, организация по процессам, делит их на 12 групп, в каждой по 20-50 процессов:

Группы процессов по версии APQC

Чтобы какую-то группу людей и их работу можно было назвать удовлетворяющей процессный подход, должны быть определены важные элементы:

  • Начало работы. Последовательность шагов запускается с конкретного события или по решению сотрудника. Например, пришла заявка с сайта — нужно запускать подготовку КП;
  • Алгоритм, или схема. Процессный подход предполагает, что последовательность шагов одна и та же, и можно составить её схему;
  • Результат работы. Сотрудники трудятся не потому, что им скучно или нечего делать, они должны произвести продукт, который имеет ценность. В примере с КП — документ, принятый или отклонённый клиентом;
  • Владелец. Это человек, который следит за людьми в рамках алгоритма и отвечает перед руководством за достижение результатов процесса.

Если с каждого шага процесса собирать статистику, то схему можно модифицировать — находить тех сотрудников, кто систематически тормозит работу, и разбираться почему.

Процессный подход нужен организациям, чтобы быстрее работать с предсказуемыми результатами

Когда в бизнесе прописаны все шаги, есть правила и люди, отвечающие за их выполнение, компании работают эффективно и достигают таких результатов:

  • Минимум проблем между сотрудниками разных департаментов. Группы людей собираются в процессы из разных департаментов, поэтому разделение по отделам никак не влияет на процессы. Например, чтобы клиент оплатил счёт, менеджерам нужно запросить счет, бухгалтеру — его сделать, а курьеру — доставить клиенту.
  • Экономия времени. Поскольку шаги прописаны и есть человек-владелец процесса, который “пинает” сотрудников в рамках процесса, работа не зависает в почте или EXCEL.
  • Предсказуемость результатов. Владельцы процессов накапливают статистику и могут +/- говорить о том, когда процесс завершится. Процессный подход позволяет видеть проблемы по срокам ещё во время запроса, а не по факту. Например, клиенту пообещали отгрузку за 7 дней, а статистика говорит, что среднее время — 12 дней. Нужно звонить и извиняться.
  • Клиентоориентированность. Все процессы складываются так, чтобы получать результат. Например, не просто счёт отправили клиенту, а получили уведомление о том, что он будет оплачен в указанную дату. А поскольку результат для компании — это деньги, а деньги в кошельке клиента, то компания работает с ориентацией на клиента.

Процессный подход и клиентоориентированность

Процессный подход требует высокой культуры и трудоёмкого контроля

Процессный подход — это не волшебная пилюля или серебряная пуля. У него есть недостатки и ограничения в применении:

  • Высокие требования к корпоративной культуре. Для работы в процессах, режиме прозрачности и всестороннего контроля люди должны быть достаточно мотивированы. Тормозить или “левачить” не получиться. Поэтому внедрение процессного подхода, изменение стиля управления людьми в организации — это болезненная процедура.
  • Сложность в описании процессов. Нужно найти готового специалиста или потратить 4-5 месяцев для подготовки специалиста внутри.
  • Трудоёмкий контроль. Более-менее сложный процесс из 20-30 шагов на бумаге, в почте или EXCEL требует массы коммуникаций между владельцем процесса и сотрудниками.
  • Потеря в гибкости. Изменять процессы на бумаге сложно, потому что постоянно нужно учить сотрудников. Это может быть неудобно для небольшой компании.
  • Размытая ответственность между владельцем процесса и руководителями сотрудников. Если внедрять процессный подход частями, то будут складываться ситуации, когда сотрудник должен выполнить задачу от непосредственного начальника и задачу по процессу от владельца.

Процессый подход VS Проектное управление

Разница подходов заключается в природе проекта и процесса. Проект — это ограниченная по времени деятельность с конкретным уникальным результатом. Процесс — это повторяющаяся деятельность с конкретными ожидаемыми результатами.

Проекты и процессы не заменяют друг друга и могут существовать вместе. Например коммерческий отдел работает по процессному подходу, а производство выполняет заказы по проектному. Главная особенность в том, что выполнение проекта продумывается каждый раз менеджером, а процесс создается один раз и постоянно улучшается.

Диаграмма Гантапроцессный подход

Процессный подход VS Функциональный подход

Функциональный подход, по нашей статистике, самый распространенный. Это когда сотрудники распределяются в отделы по обязанностям, а не процессам. В фин.департамент попадают люди, которые работают c деньгами и договорами — юристы, бухгалтерия, финансовый сотрудник.

Процессый подход

Подходит средним и крупным компаниям

Подход к управлению людьми на основе процессов хорошо работает в компаниях:

  • > 50 человек. Чем больше людей в компании, тем больше между ними коммуникаций. Коммуникации возникают не просто так, а потому что люди делают какую-то работу — выставляют счета, делают проекты, согласуют договоры. Если вложить эти коммуникации в процессы, то можно ускорить свою компанию.
  • Стабильная деятельность. Если последовательность шагов не меняется 5 раз в месяц, то ещё есть смысл описывать процессы. В противном случае вам потребуется слишком много времени тратить на поддержание инструкций в актуальном состоянии.
  • Много повторяющейся работы. Лучший пример —  банк. Выдача кредита повторяется по 400 раз в месяц только в одном подразделении.  В этом случае затраты на описание процессов можно даже не сравнивать с пользой от ускорения.
  • Высокие требования к срокам выполнения работы компании. Если государство предъявляет особые требования к скорости выполнения работы — например, выдать загран.паспорт нужно за 30 дней, то в этом случае процессный подход поможет четко контролировать каждый паспорт и понять, что срок заваливается еще на 15-й день, а не на 44-й.

Основные сложности контроля бизнес-процессов в логистической компании

Опыт показывает, что обычно руководители и топ-менеджеры сталкиваются со следующими проблемами в стремлении выстроить эффективную работу компании:

  1. Падает производительность труда. Если у одного сотрудника появляется много функций либо одна функция распределяется на разных сотрудников, то неудивительно, что кто-то постоянно ничего не успевает, а кто-то почти ничего не делает. Появляются дополнительные проблемы: как найти ответственного за данный вопрос, к кому обратиться, если конкретный специалист недоступен. На фоне этого транспортные бизнес-процессы в компании затормаживаются, происходят задержки, что сказывается на репутации.
  2. При такой путанице трудно внедрять новые решения на основе информационных систем, которые могли бы помочь в оптимизации бизнес-процессов транспортной компании. Логистический рынок отличается быстрым ростом, быстрыми изменениями и мощной конкуренцией. Нужно или быть в тренде, или готовиться к тому, что конкуренты будут обгонять.
  3. Сегодня ключ к увеличению спроса на услуги – давать клиенту больше, чем способны дать конкуренты. Это называется увеличением ценности услуг компании. Но если не модернизировать бизнес-процессы транспортной логистики, то сделать шаг вперёд (например, предложить ещё более быструю доставку) будет сложно из-за задержек и проблем, о которых сказано выше.

сложности контроля бизнес-процессов в логистической компании

Автоматизация на базе Comindware Business Application Platform – современное решение для транспортных компаний

Мы предлагаем новейшую разработку для компаний, основной деятельностью которых является логистика и грузоперевозки. Вы можете протестировать это решение бесплатно, отправив заказ на демонстрацию.

В чём преимущества решения на базе Comindware Business Application Platform?

  • Все задачи, стоящие перед конкретными сотрудниками, принадлежат к конкретным бизнес-процессам.
  • Отсутствуют дублирующие функции у разных сотрудников.
  • Появляется возможность контролировать, на какой стадии находится каждый процесс.
  • Исчезают задержки: как только директор поставил электронную визу на документе, через секунду статус процесса меняется и он переходит в отдел поставок или в бухгалтерию.
  • Каждый сотрудник видит, какие бизнес-процессы остановились именно на нём, что стимулирует его выполнить свои функции как можно быстрее.
  • Если работник не может выполнить отдельные действия, он выбирает другого сотрудника и пересылает ему задачу, при этом подобные действия видны всему руководящему персоналу.
  • В зависимости от оперативности обработки сотрудниками своих этапов бизнес-процессов система способна начислять премии или рекомендовать применить дисциплинарные меры.

Руководитель в любой момент может увидеть состояние каждого процесса. Поскольку для каждого предусмотрено конкретное время открытия и закрытия, то процессы делятся на две категории: нормальные (время не истекло, движение есть) и проблемные (просроченные либо слишком долго “висящие” на одном этапе).Практика показывает, что транспортные бизнес-процессы на железнодорожном транспорте, а равно и на автомобильном, по мере роста компании всё больше тормозятся из-за перечисленных проблем, пока руководство не займётся внедрением BPM-системы. Типовое решение Comindware Логистика позволяет начать работать с минимальными начальными затратами на внедрение и обеспечивает высокую скорость реакции на изменяющиеся требования бизнеса.Системное управление логистикой позволяет согласовать все действия отправителя и получателя грузов, увязать транспортные средства и маршруты, сроки и цены. Дополнительно предусмотрена возможность отслеживать грузы по GPS и получать отчёты на e-mail и телефон.

Не знаете, как провести организацию управления транспортной компанией? Возможно, решение на базе Comindware Business Application Platform – именно то, что вам нужно. Закажите бесплатную демонстрацию и примите решение, насколько вам это подходит.Заказать демо

Похожие статьи

Управление закупками: оптимизируем бизнес-процессы

Логистика – системное управление на основе сквозных бизнес-процессов