Управление дебиторской задолженностью

Управление дебиторской задолженностью: практическая система контроля

Автор: Валерий Aлександрович Щербаков, кандидат экономических наук, доцент; руководитель кафедры финансов и налоговой политики факультета бизнеса Новосибирского государственного технического университета.

В отличие от производственных запасов и незавершенного производства, которые не могут быть резко изменены, дебиторская задолженность представляет собой вариабельный и динамичный элемент оборотных средств, существенно зависящий от принятой в организации политики в отношении покупателей продукции.

Поскольку дебиторская задолженность представляет собой обездвижение собственных оборотных средств, т.е. в принципе она не выгодна организации, то напрашивается вывод о ее максимально возможном сокращении. Дебиторская задолженность может быть сведена до минимума. Однако этого не происходит по многим причинам, в том числе и по причине конкуренции.

С позиции возмещения стоимости поставленной продукции продажа может быть осуществлена одним из трех способов:

  • предоплата (товар оплачивается полностью или частично до передачи его продавцом);
  • оплата за наличный расчет (товар оплачивается полностью в момент передачи товара, т.е. происходит как бы обмен товара на деньги);
  • оплата в кредит (товар оплачивается через определенное время после его передачи покупателю).

Вырабатывая политику кредитования покупателей своей продукции, организация должна определиться по следующим ключевым вопросам:

  • срок предоставления кредита (чаще всего в организации существует несколько типовых договоров, предусматривающих предельный срок оплаты продукции);
  • стандарты кредитоспособности (критерии, по которым поставщик определяет финансовую состоятельность покупателя и вытекающие отсюда возможные варианты оплаты);
  • система создания резервов по сомнительным долгам (предполагается, что, как бы ни была отлажена система работы с дебиторами, всегда существует риск неполучения платежа, хотя бы по форс-мажорным обстоятельствам; поэтому, исходя из принципа осторожности, необходимо заранее создавать резерв на потери в связи с несостоятельностью покупателя);
  • система сбора платежей (сюда входят процедуры взаимодействия с покупателями в случае нарушения условий оплаты, совокупность показателей, свидетельствующих о существенности нарушений в оплате, система наказания недобросовестных контрагентов и др.);
  • система предоставляемых скидок.

Как бы ни была эффективна система отбора покупателей, в ходе взаимодействия с ними не исключаются всевозможные накладки, поэтому организация вынуждена создать некоторую систему контроля за исполнением покупателями платежной дисциплины.

Формирование политики управления дебиторской задолженностью организации (или ее кредитной политики по отношению к покупателям продукции) осуществляется по следующим основным этапам:

  1. Анализ дебиторской задолженности организации в предшествующем периоде.
  2. Формирование принципов кредитной политики по отношению к покупателям продукции.
  3. Определение возможной суммы оборотного капитала, направляемого в дебиторскую задолженность по товарному (коммерческому) кредиту.
  4. Формирование системы кредитных условий.
  5. Формирование стандартов оценки покупателей и дифференциации условий предоставления кредита.
  6. Формирование процедуры инкассации дебиторской задолженности.
  7. Обеспечение использования в организации современных форм рефинансирования дебиторской задолженности.
  8. Построение эффективных систем контроля за движением и своевременной инкассацией дебиторской задолженности.

1. Анализ дебиторской задолженности организации в предшествующем периоде

Основной задачей этого анализа является оценка уровня и состава дебиторской задолженности организации, а также эффективности инвестированных в нее финансовых средств. Анализ дебиторской задолженности по расчетам с покупателями проводится в разрезе товарного (коммерческого) и потребительского кредита.

На первом этапе анализа оценивается уровень дебиторской задолженности организации и его динамика в предшествующем периоде. Оценка этого уровня осуществляется на основе определения коэффициента отвлечения оборотных активов в дебиторскую задолженность, который рассчитывается по следующей формуле:

КОАдз = ДЗ/ОА,

где КОАдз — коэффициент отвлечения оборотных активов в дебиторскую задолженность; ДЗ — общая сумма дебиторской задолженности организации (или сумма задолженности отдельно по товарному и потребительскому кредиту); ОА — общая сумма оборотных активов организации.

На втором этапе анализа определяются средний период инкассации дебиторской задолженности и количество ее оборотов в рассматриваемом периоде. Средний период инкассации дебиторской задолженности характеризует ее роль в фактической продолжительности финансового и общего операционного цикла организации. Этот показатель рассчитывается по следующей формуле:

ПИдз = ДЗср/Оо,

где ПИдз — средний период инкассации дебиторской задолженности; ДЗср — средний остаток дебиторской задолженности организации (в целом или отдельных ее видов) в рассматриваемом периоде; Оо — сумма однодневного оборота по реализации продукции в рассматриваемом периоде.

Количество оборотов дебиторской задолженности характеризует скорость обращения инвестированных в нее средств в течение определенного периода. Этот показатель рассчитывается по следующей формуле:

КОдз = ОР/ДЗср,

где КОдз — количество оборотов дебиторской задолженности организации в рассматриваемом периоде;OP — общая сумма оборота по реализации продукции в рассматриваемом периоде; ДЗср — средний остаток дебиторской задолженности организации (в целом или отдельных ее видов) в рассматриваемом периоде.

На третьем этапе анализа оценивается состав дебиторской задолженности организации по отдельным ее «возрастным группам», т.е. по предусмотренным срокам ее инкассации.

ЕЩЕ СМОТРИТЕ:  Неявные показатели реального состояния дел в вашем бизнесе

На четвертом этапе анализа подробно рассматривается состав просроченной дебиторской задолженности, выделяются сомнительная и безнадежная задолженность. В процессе этого анализа используются следующие показатели:

  • коэффициент просроченности дебиторской задолженности:

КПдз = ДЗпр / ДЗ,

где КПдз — коэффициент просроченности дебиторской задолженности; ДЗпр — сумма дебиторской задолженности, неоплаченной в предусмотренные сроки;ДЗ — общая сумма дебиторской задолженности организации;

  • средний «возраст» просроченной (сомнительной, безнадежной) дебиторской задолженности:

ВПдз = ДЗпр / Оо,

где ВПдз — средний «возраст» просроченной (сомнительной, безнадежной) дебиторской задолженности; ДЗпр — средний остаток дебиторской задолженности, неоплаченной в срок (сомнительной, безнадежной), в рассматриваемом периоде; Оо — сумма однодневного оборота по реализации в рассматриваемом периоде.

На пятом этапе анализа определяют сумму эффекта, полученного от инвестирования средств в дебиторскую задолженность. В этих целях сумму дополнительной прибыли, полученной от увеличения объема реализации продукции за счет предоставления кредита, сопоставляют с суммой дополнительных затрат по оформлению кредита и инкассации долга, а также прямых финансовых потерь от невозврата долга покупателями (безнадежная дебиторская задолженность, списанная в связи с неплатежеспособностью покупателей и истечением сроков исковой давности). Расчет этого эффекта осуществляется по следующей формуле:

Эдз = Пдз — ТЗдз — ФПдз,

где Эдз — сумма эффекта, полученного от инвестирования средств в дебиторскую задолженность по расчетам с покупателями; Пдз — дополнительная прибыль организации, полученная от увеличения объема реализации продукции за счет предоставления кредита; ТЗдз — текущие затраты организации, связанные с организацией кредитования покупателей и инкассацией долга; ФПдз — сумма прямых финансовых потерь от невозврата долга покупателями.

Наряду с абсолютной суммой эффекта в процессе этого этапа анализа может быть определен и относительный показатель — коэффициент эффективности инвестирования средств в дебиторскую задолженность. Он рассчитывается по следующей формуле:

Кэдз = Эдз / ДЗрп,

где КЭдз — коэффициент эффективности инвестирования средств в дебиторскую задолженность по расчетам с покупателями; Эдз — сумма эффекта, полученного от инвестирования средств в дебиторскую задолженность по расчетам с покупателями в определенном периоде; ДЗрп — средний остаток дебиторской задолженности по расчетам с покупателями в рассматриваемом периоде.

Результаты анализа используются в процессе последующей разработки отдельных параметров кредитной политики организации.

2. Формирование принципов кредитной политики по отношению к покупателям продукции

В современной коммерческой и финансовой практике реализация продукции в кредит (с отсрочкой платежа за нее) получила широкое распространение как в нашей стране, так и в странах с развитой рыночной экономикой.

Формирование принципов кредитной политики отражает условия этой практики и направлено на повышение эффективности операционной и финансовой деятельности организации.

В процессе формирования принципов кредитной политики по отношению к покупателям продукции решаются два основных вопроса:

  • в каких формах осуществлять реализацию продукции в кредит;
  • какой тип кредитной политики следует избрать организации.

В процессе выбора типа кредитной политики должны учитываться следующие основные факторы:

  • современная коммерческая и финансовая практика осуществления торговых операций;
  • общее состояние экономики, определяющее финансовые возможности покупателей, уровень их платежеспособности;
  • сложившаяся конъюнктура товарного рынка, состояние спроса на продукцию организации;
  • потенциальная способность предприятия наращивать объем производства продукции при расширении возможностей ее реализации за счет предоставления кредита;
  • правовые условия обеспечения взыскания дебиторской задолженности;
  • финансовые возможности предприятия в части отвлечения средств в дебиторскую задолженность;
  • финансовый менталитет собственников и менеджеров организации, их отношение к уровню допустимого риска в процессе осуществления хозяйственной деятельности.

Определяя тип кредитной политики, следует иметь в виду, что жесткий (консервативный) ее вариант отрицательно влияет на рост объема операционной деятельности организации и формирование устойчивых коммерческих связей, в то время как мягкий (агрессивный) ее вариант может вызвать чрезмерное отвлечение финансовых средств, снизить уровень платежеспособности организации, вызвать впоследствии значительные расходы по взысканию долгов, а в конечном итоге снизить рентабельность оборотных активов и используемого капитала.

3. Определение возможной суммы финансовых средств, инвестируемых в дебиторскую задолженность по товарному (коммерческому) и потребительскому кредиту

При расчете этой суммы необходимо учитывать:

  • планируемые объемы реализации продукции в кредит;
  • средний период предоставления отсрочки платежа по отдельным формам кредита;
  • средний период просрочки платежей, исходя из сложившейся хозяйственной практики (он определяется по результатам анализа дебиторской задолженности в предшествующем периоде);
  • коэффициент соотношения себестоимости и цены реализуемой в кредит продукции.

Расчет необходимой суммы финансовых средств, инвестируемых в дебиторскую задолженность, осуществляется по следующей формуле:

Идз = Орк х Кс:ц х (ППКср + ПРср) : 360

где Идз — необходимая сумма финансовых средств, инвестируемых в дебиторскую задолженность; Орк — планируемый объем реализации продукции в кредит; Кс:ц — коэффициент соотношения себестоимости и цены продукции, выраженный десятичной дробью; ППКср, — средний период предоставления кредита покупателям, в днях; ПРср — средний период просрочки платежей по предоставленному кредиту, в днях.

ЕЩЕ СМОТРИТЕ:  Основные положения управленческого учета на предприятии

Если финансовые возможности организации не позволяют инвестировать расчетную сумму средств в полном объеме, то при неизменности условий кредитования должен быть соответственно скорректирован планируемый объем реализации продукции в кредит.

4. Формирование системы кредитных условий

В состав этих условий входят следующие элементы:

  • срок предоставления кредита (кредитный период);
  • размер предоставляемого кредита (кредитный лимит);
  • стоимость предоставления кредита (система ценовых скидок при осуществлении немедленных расчетов за приобретенную продукцию);
  • система штрафных санкций за просрочку исполнения обязательств покупателями.

Срок предоставления кредита (кредитный период) характеризует предельный период, на который покупателю предоставляется отсрочка платежа за реализованную продукцию. Увеличение срока предоставления кредита стимулирует объем реализации продукции (при прочих равных условиях), однако приводит в то же время к увеличению суммы финансовых средств, инвестируемых в дебиторскую задолженность, и увеличению продолжительности финансового и всего операционного цикла организации.

Поэтому, устанавливая размер кредитного периода, необходимо оценивать его влияние на результаты хозяйственной деятельности в комплексе.

Размер предоставляемого кредита (кредитный лимит) характеризует максимальный предел суммы задолженности покупателя по предоставляемому товарному (коммерческому) или потребительскому кредиту.

Он устанавливается с учетом типа осуществляемой кредитной политики (уровня приемлемого риска), планируемого объема реализации продукции на условиях отсрочки платежей, среднего объема сделок по реализации готовой продукции (при потребительском кредите — средней стоимости реализуемых в кредит товаров), финансового состояния организации — кредитора и других факторов. Кредитный лимит дифференцируется по формам предоставляемого кредита и видам реализуемой продукции.

Стоимость предоставления кредита характеризуется системой ценовых скидок при осуществлении немедленных расчетов за приобретенную продукцию. В сочетании со сроком предоставления кредита такая ценовая скидка характеризует норму процентной ставки за предоставляемый кредит, рассчитываемой для сопоставления в годовом исчислении. Алгоритм этого расчета характеризуется следующей формулой:

ПСк = ЦСн х 360 / СПк,

где ПСк — годовая норма процентной ставки за предоставляемый кредит; ЦСн — ценовая скидка, предоставляемая покупателю при осуществлении немедленного расчета за приобретенную продукцию; в %, СПк — срок предоставления кредита (кредитный период), в днях.

Устанавливая стоимость товарного (коммерческого) или потребительского кредита, необходимо иметь в виду, что его размер не должен превышать уровень процентной ставки по краткосрочному финансовому (банковскому) кредиту. В противном случае он не будет стимулировать реализацию продукции в кредит, так как покупателю будет выгодней взять краткосрочный кредит в банке (на срок, равный кредитному периоду, установленному продавцом) и рассчитаться за приобретенную продукцию при ее покупке.

Система штрафных санкций за просрочку исполнения обязательств покупателями, формируемая в процессе разработки кредитных условий, должна предусматривать соответствующие пени, штрафы и неустойки.

Размеры этих штрафных санкций должны полностью возмещать все финансовые потери организации-кредитора (потерю дохода, инфляционные потери, возмещение риска снижения уровня платежеспособности и другие).

5. Формирование стандартов оценки покупателей и дифференциация условий предоставления кредита

В основе установления таких стандартов оценки покупателей лежит их кредитоспособность. Кредитоспособность покупателя характеризует систему условий, определяющих его способность привлекать кредит в разных формах и в полном объеме в предусмотренные сроки выполнять все связанные с ним финансовые обязательства.

Формирование системы стандартов оценки покупателей включает следующие основные элементы:

  • определение системы характеристик, оценивающих кредитоспособность отдельных групп покупателей;
  • формирование и экспертизу информационной базы проведения оценки кредитоспособности покупателей;
  • выбор методов оценки отдельных характеристик кредитоспособности покупателей;
  • группировку покупателей продукции по уровню кредитоспособности;
  • дифференциацию кредитных условий в соответствии с уровнем кредитоспособности покупателей.

Формирование стандартов оценки покупателей и дифференциация кредитных условий осуществляются раздельно по различным формам кредита — товарному и потребительскому. Определение системы характеристик, оценивающих кредитоспособность отдельных групп покупателей, является начальным этапом построения системы стандартов их оценки.

По товарному (коммерческому) кредиту такая оценка осуществляется обычно по следующим критериям:

  • объем хозяйственных операций с покупателем и стабильность их осуществления;
  • репутация покупателя в деловом мире;
  • платежеспособность покупателя;
  • результативность хозяйственной деятельности покупателя;
  • состояние конъюнктуры товарного рынка, на котором покупатель осуществляет свою операционную деятельность;
  • объем и состав чистых активов, которые могут составлять обеспечение кредита при неплатежеспособности покупателя и возбуждении дела о его банкротстве.

По потребительскому кредиту оценка осуществляется обычно по следующим критериям:

  • дееспособность покупателя;
  • уровень доходов покупателя и регулярность их формирования;
  • состав личного имущества покупателя, которое может составлять обеспечение кредита при взыскании суммы долга в судебном порядке.

ЕЩЕ СМОТРИТЕ:  Управленческий учет: самая суть

Цель формирования и экспертизы информационной базы проведения оценки кредитоспособности покупателей — обеспечение ее достоверности. Информационная база, используемая для этих целей, состоит:

  • из сведений, предоставляемых непосредственно покупателем (их перечень дифференцируется в разрезе форм кредита);
  • из данных, формируемых из внутренних источников (если сделки с покупателем носят постоянный характер);
  • из информации, формируемой из внешних источников (коммерческого банка, обслуживающего покупателя; других его партнеров по сделкам и т.п.)

Экспертиза полученной информации осуществляется путем логической ее проверки, в процессе ведения коммерческих переговоров с покупателями, путем непосредственного посещения клиента (по потребительскому кредиту) с целью проверки состояния его имущества и в других формах в соответствии с объемом кредитования.

Выбор методов оценки отдельных характеристик кредитоспособности покупателей определяется содержанием оцениваемых характеристик. В этих целях при оценке отдельных характеристик кредитоспособности покупателей, рассмотренных ранее, могут быть использованы статистический, нормативный, экспертный, балльный и другие методы.

Группировка покупателей продукции по уровню кредитоспособности основывается на результатах ее оценки и предусматривает обычно выделение следующих их категорий:

  • покупатели, которым кредит может быть предоставлен в максимальном объеме, т.е. на уровне установленного кредитного лимита (группа «первоклассных заемщиков»);
  • покупатели, которым кредит может быть предоставлен в ограниченном объеме, определяемом уровнем допустимого риска невозврата долга;
  • покупатели, которым кредит не предоставляется (при недопустимом уровне риска невозврата долга, определяемом типом избранной кредитной политики).

Дифференциация кредитных условий в соответствии с уровнем кредитоспособности покупателей наряду с размером кредитного лимита может осуществляться по таким параметрам, как:

  • срок предоставления кредита;
  • необходимость страхования кредита за счет покупателей;
  • формы штрафных санкций и т.п.

7. Обеспечение использования в организации современных форм рефинансирования дебиторской задолженности

Развитие рыночных отношений и инфраструктуры финансового рынка позволяют использовать в практике финансового менеджмента ряд новых форм управления дебиторской задолженностью — ее рефинансирование, т.е. ускоренный перевод в другие формы оборотных активов организации: денежные средства и высоколиквидные краткосрочные ценные бумаги.

Основными формами рефинансирования дебиторской задолженности, используемыми в настоящее время, являются:

  • факторинг;
  • учет векселей, выданных покупателями продукции;
  • форфейтинг.

8. Построение эффективных систем контроля за движением и своевременной инкассацией дебиторской задолженности

Такой контроль организуется в рамках построения общей системы финансового контроля в организации как самостоятельный его блок.

Одним из видов таких систем является ABC-система применительно к портфелю дебиторской задолженности организации. В группу «А» включаются при этом наиболее крупные и сомнительные виды дебиторской задолженности (так называемые проблемные кредиты); в группу «В» — кредиты средних размеров; в группу «С» — остальные виды дебиторской задолженности, не оказывающие серьезного влияния на результаты финансовой деятельности организации.

Критерием оптимальности разработанной и осуществляемой кредитной политики любого типа и по любым формам предоставляемого кредита, а соответственно и среднего размера дебиторской задолженности по расчетам с покупателями за реализуемую им продукцию, выступает следующее условие:

ДЗо —> ОПдр ≥ ОЗдз + ПСдз,

где ДЗо — оптимальный размер дебиторской задолженности предприятия при нормальном его финансовом состоянии; ОПдр — дополнительная операционная прибыль, получаемая предприятием от увеличения продажи продукции в кредит; ОЗдз — дополнительные операционные затраты организации по обслуживанию дебиторской задолженности; ПСдз — размер потерь средств, инвестированных в дебиторскую задолженность из-за недобросовестности (неплатежеспособности) покупателей.

Кроме рассмотренных этапов формирования политики управления дебиторской задолженностью, следует также отметить, что необходимо постоянно отслеживать уровень кредиторской задолженности, т.е. анализировать уровень средств, привлекаемых от поставщиков.

Изучите все методы управления платежеспособностью и финансами организации в практических курсах «Финансовый менеджмент: управление финансами» и «Управленческий учет».

Изучите сегодня

  • STERILIS: асептика и антисептика в практике врача-косметолога. Все что нужно знать профессиональному косметологу о профилактике осложнений и вторичных инфекций

    STERILIS: асептика и антисептика в практике врача-косметолога

  • Введение в современный маркетинг: практический интерактивный мультимедийный дистанционный курс

    Введение в современный маркетинг

  • Элитология: наука об элитах: практический интерактивный мультимедийный дистанционный курс

    Элитология: наука об элитах

  • Уникальный многоуровневый системный видео-курс «Как работать без осложнений: полная многоступенчатая послойная анатомия в разрезе практического применения филлеров, ботулинических токсинов и нитей»

    Как работать без осложнений: полная многоступенчатая послойная анатомия в разрезе практического применения филлеров, ботулинических токсинов и нитей

  • Управление персоналом: практический интерактивный мультимедийный дистанционный курс

    Управление персоналом

  • Управленческий учет: практический интерактивный мультимедийный дистанционный курс

    Управленческий учет

  • Развитие уверенности в себе: практический интерактивный дистанционный курс

    Развитие уверенности в себе

  • Бюджетирование и внутрифирменное планирование: практический интерактивный мультимедийный дистанционный курс

    Бюджетирование и внутрифирменное планирование

  • Безоперационная ринопластика: как проводить комплексную эстетическую коррекцию носа

    Безоперационная ринопластика: как проводить комплексную эстетическую коррекцию носа

Также смотрите

Суть дебиторской задолженности

Дебиторская задолженность — это кредит. Зачастую, когда мы даем кому-то кредит, это является негативным сигналом к тому, что человек либо не умеет распределять ресурсы и вести бизнес, либо изначально ориентируется на то, что платить необязательно.

В 90% случаев люди планируют возвращать долг. Две основные причины невозврата: неумение грамотно спланировать бюджет и, как следствие, неверный расчет собственной платежеспособности и жизнь в розовых очках — принятие желаемого за действительное.

Рассмотрим на примере:

Компания взяла у вас в долг продукции на 100 тыс. руб., рассчитывая вернуть за нее средства через месяц. К такому выводу владелец пришел, исходя из среднемесячной прибыли в 150 тыс. руб. за последние полгода. Но, он не учел, что:

  • во-первых, большая часть дохода у него уходит на обязательные расходы (заработную плату двум сотрудникам, аренду офисного помещения, оплату расходных материалов, налоги и т. д.) и в итоге на руках остается всего 50 тыс. руб. чистыми (а надо еще и себе на жизнь что-то оставить);
  • во-вторых, что закупленный товар может продаваться хуже, чем планировалось, либо крупный клиент, на которого он рассчитывал, может отказаться от покупки.

В итоге отдать 100 тыс. руб. через месяц он не сможет.

Давая деньги в кредит, мы замораживаем собственные средства и увеличиваем свои затраты. У денег есть своя стоимость — на сегодняшний день примерно 24% годовых. Давая отсрочку на 2 месяца, мы теряем 4%.

Если клиент взял товара на 1 млн. руб. с отсрочкой платежа в 60 дней, мы потеряем 40 тыс. руб. Мы можем либо осознанно пойти на утрату этих денег, либо повысить стоимость на эти 40 тысяч руб. Как вариант, можно сделать различия в прайсе — при оплате в момент получения товара предложить клиенту скидку в 2%. В этом случае недополученная прибыль составит вполовину меньше — 20 тыс. руб. Это выгоднее, чем кредитовать человека и терять 4% + рисковать, что дебиторка станет просроченной.

Что нужно для эффективной работы с дебиторской задолженностью?

  1. Принять, что задолженность может быть просроченная. Кредит стоит давать только тогда, когда есть уверенность, что без этих денег вы сможете обойтись. Если у вас нет стабильного дохода без этой задолженности, если в случае непогашения (несвоевременного погашения) образуется огромный разрыв в кэш-фло, соглашаться на образование дебиторки ни в коем случае не стоит.2
  2. Определить процент дебиторской задолженности, который можно себе позволить безболезненно. Для этого нужно хорошо понимать свою ликвидность, знать оборот и прибыль.3.
  3. Установить четкие границы выхода за дебиторку для каждого клиента. Договор с клиентом изначально должен быть составлен таким образом, чтобы в момент подписания накладной у него возникали обязательства по возврату дебиторской задолженности. В договоре не просто должно быть прописано, что дебиторская задолженность обязательна к возвращению, а должны быть зафиксированы существенные санкции. Клиенту должно быть выгоднее своевременно вернуть долг, нежели возмещать вам убытки.

На суд в нашей стране ориентируются и надеются не все, но все же грамотно составленный договор — хорошее подспорье в решении возможных проблем в будущем. Это дополнительный козырь, который можно использовать, когда остальные уже будут исчерпаны.

Говоря вкратце, готовиться к дебиторской задолженности нужно заранее, до того, как вы фактически выдадите ее. Тогда вероятность, что она превратиться в безнадежную, сведется к минимуму.

Просрочка и особенности работы с ней

В договоре должна быть прописана четкая дата полного погашения дебиторской задолженности. За несколько дней до наступления этой даты следует позвонить клиенту и напомнить о необходимости возврата средств. Повторные напоминания следует сделать за день до даты погашения и в день погашения. У клиента не должно создаваться иллюзии, что вы забыли о долге. Вы должны легко, четко и ненавязчиво поставить перед ним задачу оплатить долг.

В крупных компаниях заниматься напоминаниями должен не отдел продаж, а отдел по работе с дебиторкой или бэк-офис. За звонки должен отвечать человек, который ничего не может предпринять, но которому четко расписали, когда звонить и что говорить.

Важный момент! Первый день просрочки по дебиторке станет определяющим к тому, насколько серьезно к вам будет относиться клиент, одолживший деньги. Следует заранее прописать порядок действий, к которым стоит прибегать, когда клиент перестает реагировать на звонки или вообще не берет трубку. Вы должны:

  • знать, когда подключать менеджера по продажам;
  • понимать, что делать в первый, второй и последующие дни просрочки;
  • иметь шаблоны писем, которые высылаются клиенту при появлении просрочки.

Даже если клиент, просрочивший день возвращения долга, обещает внести платеж завтра-послезавтра, необходимо выслать ему на подписание официальный документ, который подтвердит его обязательства и еще раз напомнит о санкциях и возможности вашего обращения в суд. Зачастую, люди не хотят связываться с судом. Понимая, что в случае неуплаты открытие дела неизбежно, они начинают относиться к дебиторке серьезней и гасят долги.

У действующей компании свободные деньги, как правило, всегда есть. Ваша цель — убедить клиента, что платеж вам должен стать его первоочередной задачей. Чтобы даже в случае ограниченных финансов, он отдал долги не Васе или Пете, а именно вам. Важно попасть в число приоритетных контрагентов.

Некоторые клиенты  иногда идут на хитрость и берут товар в долг не в одной компании, а сразу в нескольких. А потом пытаются шантажировать или навязывать свои условия продавцу. Например, клиент может просить вас простить долг, частично списать или продлить сроки возврата, а  взамен пообещать сделать вас единственным поставщиком.

Как этого избежать? Создать такие условия сотрудничества, при которых клиенту будет выгодно работать именно с вами. Разработать свое УТП, чтобы чем-то отличаться от конкурентов.

Что делать, если клиент все равно не платит?

В 80% случаев, если предприняты все перечисленные выше меры, клиент возвращает долг. Главное, постоянно напоминать и жестко выполнять поставленные условия. Если в договоре написано, что в случае просрочки поставки прекращаются, то даже при обещании клиента оплатить, поставки следует прекратить. В противном случае, клиент перестанет воспринимать прописанные санкции всерьез.

Повторюсь, что большинство клиентов, видя ваше серьезное отношение к дебиторке, платят по своим обязательствам. Когда человек начинает юлить и не брать трубку, в дело должен вступить менеджер по продажам. Идти на прямой шантаж стоит только в крайнем случае. Если у клиента есть просрочка, важно встать на его место и понять, в чем действительно причина.

Объективно говоря, сложные ситуации у клиента вполне могут возникнуть. Но, важна не столько сама ситуация, сколько то, как клиент планирует из нее выходить. Допустим, ваш клиент ждет платежей от своих клиентов. Что вы должны предпринять? Вы должны уточнить, что он сделал для возвращения средств — выслал ли письма-напоминания, уточнил ли причину и т. д.

  • В случае просрочки важно не начать прессовать клиента без прояснения ситуации, а попытаться помочь ему найти деньги для возврата. Нужно понимать, какие он прикладывает усилия, чтобы достать требуемые ресурсы.
  • Еще один вариант рения проблемы — дать человеку дополнительные услуги, которые не будут ничего стоить вам, но помогут ему разрулить ситуацию. Следует подумать, как вы можете ему помочь минимальными усилиями.

Главное во всем этом, понять, готов ли клиент действовать по предложенному вами алгоритму.  Участие в проблемах клиента позволит убить сразу двух зайцев:

  1. показать, что его трудности вам небезразличны, и вы готовы помогать.
  2. в случаях, когда клиент отказывается от вашей помощи, с чистой совестью, требовать возврата средств без каких-либо вариантов.

Важно показать клиенту, что вы готовы пойти навстречу, но в случае отказа от помощи вправе требовать полного возврата.

Возникли вопросы? Обращайтесь! Поможем эффективно ликвидировать просроченную дебиторскую задолженность и наладить стабильную работу вашего предприятия.

Контроль образовавшейся Дебиторской Задолженности

Первый инструмент контроля  

Отчет по оперативному мониторингу задолженности. Этот отчет может быть ежедневным, еженедельным, или ежемесячным в зависимости от размеров Дебиторской задолженности.

Это операционный отчет – часть Управленческого Учета. Главное требование к управленческой отчетности – быстрота понимания информации и возможность быстрого принятия решений.

Управленческий отчет по дебиторской задолженности должен быть быстро и легко читаем, с хорошим «usability». Для этого важно, чтобы вся задолженность была сгруппирована в определенные разделы.

Сравните два отчета:

Кластеризация Дебиторской Задолженности

Текущая – задолженность в рамках условий договора или обычных условий хозяйствования (например, для вас может считаться текущей задолженность, которая сформирована в течение 10 дней с момента наступления обязанности оплаты). 

Просроченная – задолженность клиента, которую вы допускаете и проводите «предпретензионные действия». Например, это может задолженность со сроком образования от 10-30 дней.

Проблемная – задолженность, которая не погашена в срок, который вы для себя определяете как максимальный. Период претензионной работы (например, от 30-60 дней с момента наступления срока платежа).

Судебная – задолженность, отношения по которой переданы в суд.

Сомнительная – задолженность, по которой вероятность возврата составляет менее 50%, например задолженность контрагента- банкрота.

Второй инструмент контроля

Регламент действий по работе с дебиторской задолженностью. По каждой стадии дебиторской задолженности должен быть свой порядок работы с контрагентами. Например:

Текущая задолженность – работа на уровне ответственного менеджера. Отправка уведомительных писем и счетов с напоминанием об оплате – за 10 дней, за 5 дней, за 1 день до дня оплаты.

Просроченная задолженность – руководитель подразделения, юрист, менеджер. Формирование писем с предложением заплатить, и указанием суммы штрафных санкций. Претензионная работа.

Судебная задолженность – коммерческий директор, руководитель продаж, юрист – судебные процедуры.

Сомнительная задолженность – директор, коммерческий директор коллекторы. Задолженность, по которой есть сомнения в получении.

И конечно, все регламенты должны подкрепляться мотивацией сотрудников. Наличие просроченной задолженности должно негативно сказываться на заработной плате менеджеров, а получение досрочной оплаты – поощряться.

Вид задолженности Ответственный Участники Процесса Процедура
Текущая  Менеджер Менеджер Звонок с напоминанием об оплате
      Письмо с просьбой об оплате
Просроченная Менеджер Менеджер Ежедневные звонки
    Юрист Предарбитражное предупреждение
Проблемная  Руководитель ОП Менеджер Ежедневные звонки
    Юрист Официальная претензия
Судебная задолженность Коммерческий директор Руководитель ОП Проведение переговоров
    Юрист Исковое заявление
Сомнительная задолженность Генеральный директор Руководитель ОП Проведение переговоров
    Юрист Действия по взысканию
    Коллекторы Действия по взысканию

Набор инструментов для управления дебиторской задолженностью

Подведем итог. В список основных инструментов по работе с дебиторской задолженностью входят:

  • еженедельный отчет;
  • регламент действий;
  • мотивация.

Общая информация

Что такое дебиторская задолженность?

Дебиторская задолженность — это задолженность покупателей, заказчиков, заемщиков, подотчетных лиц и т.д., которую организация планирует получить в течение определенного периода времени. В составе дебиторской задолженности отражается также сумма авансов, выданных поставщикам и подрядчикам

Что делать с дебиторской задолженностью?

Взыскать дебиторскую задолженность

Если вы решили произвести взыскание дебиторской задолженности, то ни в коем случае не стоит тянуть с этим делом, так как время играет не на вас. Чем больше вы будете тянуть, тем большую сумму вы потеряете в результате инфляции.

Методы взыскания дебиторской задолженности зависит от ситуации и размера задолженности. Но чаще всего диалог с должником начинается с претензии. Конечно, претензия не всегда решает все проблемы, но если грамотно её составить, и красочно расписать перспективы должника, то дело может сдвинуться с места.

Если претензия не помогает, то взыскание дебиторской задолженности через суд – единственный выход. Для того чтобы взыскать задолженность через суд вам необходимо правильно составить иск и доказать суду следующее:

  • наличие задолженности
  • неисполнение должником обязательств
  • причинение вам убытков должником
  • обязанность должника оплатить штрафы, неустойки и т.д

Списание дебиторской задолженности

В случае, если задолженность не удаётся взыскать, или дебитор отказывается платить, её можно списать на финансовые убытки компании.

Списать безнадёжные долги можно в следующих случаях:

  • Если по ним истек срок исковой давности.
  • Если они возникли из обязательства, которое прекращено в связи с невозможностью его исполнения.
  • Если они возникли из обязательства, прекращенного на основании акта государственного органа
  • Если они возникли из обязательства организации, которую впоследствии ликвидировали.
  • Каждый из этих случаев необходимо доказать, иначе списание не удастся!

Решение проблем

Заказать управление дебиторской задолженностью

Для того чтобы разрешить все Ваши проблемы с дебиторской задолженностью, я предлагаю свою помощь в этом нелегком деле.

Преимущества моей услуги

Заказав решение проблем с дебиторской задолженностью у меня, вы получаете:

  • Бесплатную консультацию
  • Анализ дебиторской задолженности
  • Списание дебиторской задолженности (если потребуется)
  • Взыскание долгов (если потребуется)
  • Решение других вопросов, связанных с дебиторской задолженностью
  • Оперативность!
Работа с дебиторской задолженностью со мной покажется вам лёгким делом!